Nebenkostenabrechnung – Rechte, Pflichten & häufigste Fehler

Wieder ist ein Jahr vergangen und wieder flattert die jährliche Nebenkostenabrechung ins Haus. Diese kann sowohl Fluch als auch Segen sein: hat man beispielsweise fleißig an Wasser- und Heizkosten gespart, darf man sich auf eine Rückzahlung freuen. Sind die Nebenkosten im letzten Jahr gestiegen, muss man eventuell nachzahlen. Dabei ist fast jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft. Wir zeigen Ihnen, wie eine Abrechnung der Nebenkosten auszusehen hat, was alles rein muss und darf und was die häufigsten Fehler sind.

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Inhaltsverzeichnis

1. Regeln und Pflichten
2. Fristen der Nebenkostenabrechnung
3. Form und Inhalt einer Nebenkostenabrechnung
4. Verteilerschlüssel
5. Nebenkostenarten
6. Arten der Zahlung von Betriebskosten
7. Fehler in der Nebenkostenabrechnung
8. Nebenkosten vergleichen kann sich lohnen
9. Checkliste zur Prüfung

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Regeln und Pflichten von Mieter und Vermieter

Die Aufstellung einer jährlichen Nebenkostenabrechnung ist Vermieterpflicht, wenn Mieter im Mietvertrag zu monatlichen Vorauszahlungen von Nebenkosten verpflichtet sind. Der Paragraph 556 BGB regelt dabei die Fristen für Nebenkostenabrechnungen als auch die Arten von Nebenkosten.

Fristen der Nebenkostenabrechnung

Fristen des Vermieters

Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens zum Ende des 12. Monats nach Ende eines Abrechnungszeitraums beim Mieter schriftlich vorliegen. Der Abrechnungszeitraum selbst darf nicht länger als 12 Monate sein. In den meisten Fällen ist das ein Kalenderjahr, also vom 01.01. bis 31.12. Wird die Frist von 12 Monaten versäumt, hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf eventuelle Forderungen.

Wichtig: Erfolgt ein Einzug während des laufenden Kalenderjahres, dürfen auch nur Nebenkosten im Zeitraum ab Einzug berechnet werden!

Fristen des Mieters

Dem Mieter steht das Recht zu, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und eventuell Einwand dagegen zu erheben, dafür wird ihm eine Frist von 12 Monaten gewährt.

Die Zahlungsfrist für Mieter beträgt 30 Tage nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung. Sollte der Verdacht auf einen Fehler in der Abrechnung bestehen, sollte die Zahlung unter Vorbehalt einer Rückforderung erfolgen. Dies ist dem Vermieter schriftlich mit Hinweis auf den Grund mitzuteilen.

Eine Nachzahlung kann auch in Ratenzahlungen erfolgen. Der Vermieter ist aber nicht dazu verpflichtet, dieses Angebot anzunehmen.

Form und Inhalt einer Nebenkostenabrechnung

Grundsätzlich muss die Abrechnung schriftlich vorgelegt werden und über gesetzlich festgelegt Mindestinhalte verfügen. Diese sind der Abrechnungszeitraum, die Nennung des Verteilerschlüssels und die komplette Aufstellung der Gesamtkosten je Nebenkostenart.
Die Übersicht muss für den Mieter übersichtlich und nachvollziehbar sein. Dabei ist es ausreichend, den Gesamtbetrag je Art der Betriebskosten anzugeben, eine genaue Berechnung der Kosten muss nicht beigefügt sein. Der Mieter hat aber ein Recht auf Einsicht in Belege und Rechnungen, falls er einen genaueren Einblick haben möchte oder die Abrechnung prüfen will.

Verteilerschlüssel

Der Verteilerschlüssel wird genutzt, um zu ermitteln, in welchem Maß die Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. WIrd im Vertrag kein Verteilerschlüssel angegeben, muss laut Gesetz nach Wohnfläche abgerechnet werden.

Folgende Verteilerschlüssel zur Umlage der Nebenkosten gibt es:

• nach der Wohnfläche
• nach Personenzahl
• nach Wohneinheiten
• nach Verbrauch
• nach Kubikmeterzahl des umbauten Raums

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Die Arten von Nebenkosten

In der Nebenkostenabrechnung müssen alle Nebenkostenarten, zu deren Zahlung der Mieter vertraglich verpflichtet wurde, aufgelistet sein. Insgesamt sind 17 Nebenkostenarten gesetzlich geregelt.

Auflistung aller Arten von Nebenkosten

Die genauen gesetzlichen Vorgaben zur Vereinbarung über Betriebskosten finden sich im § 556 BGB. Darin wird definiert, was zu den Nebenkosten zählt und somit auch vom Mieter verlangt werden kann. Folgendes darf als Nebenkosten festgelegt werden:

• Grundsteuer: wird von der jeweiligen Kommune erhoben
• Wasserkosten: Wassergeld, Kosten für eine Wasseruhr und Kosten für eine Wasseraufbereitungsanlage
• Abwasser: entweder Gebühren für die Nutzung einer öffentlichen Entwässerungsanlage oder die Kosten für Abfuhr und Reinigung einer eigenen Anlage
• Heizkosten: Kosten für Wärmeversorgung durch zentrale Heizungsanlage, zentraler Brennstoffanlage oder eigenständiger Wärmelieferung
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung
• Beleuchtung: die Stromkosten für Treppenhaus, Außenbeleuchtung, Keller und Waschküche
• Schornsteinreinigung
• Fahrstuhl: Betriebskosten und Wartungsarbeiten
• Versicherungen: Gebäudeversicherungen, Glasversicherungen und Haftpflichtversicherungen
• Hauswart: Personalkosten für den Hausmeister
• Gartenpflege: Sach- und Personalkosten, Kosten für die Erneuerung von Pflanzen
• Wäschepflegeeinrichtungen: Betriebs- und Wartungskosten für Waschküche und Geräte
• Gemeinschaftsantenne und Breitbandkabel: Betriebs-, Strom- und Wartungskosten der Antenne sowie monatliche Grundgebühr des Kabelanbieters

Arten der Zahlung von Betriebskosten

Die Zahlung der Nebenkosten durch den Mieter kann auf zwei Arten erfolgen: durch eine Nebenkostenpauschale oder durch monatliche Vorauszahlungen der Betriebskosten mit der Kaltmiete. Bei beiden Varianten werden die Betriebskosten auf die Anzahl der Mietparteien, Personenzahl oder Wohnfläche aufgeteilt. Wasserkosten können durch Wasseruhren abhängig vom Verbrauch je Mietpartei abgerechnet werden.

Nebenkostenpauschale - Festgelegter Betrag der Nebenkosten

Enthält der Mietvertrag eine Nebenkostenpauschale, wird die Zahlung der Nebenkosten vom Mieter in Form einer Pauschale geleistet, welche monatlich mit der Miete gezahlt werden muss. Eine zusätzliche Nebenkostenabrechnung am Ende eines Abrechnungszeitraums ist dann nicht zulässig. Der Vermieter geht dabei das Risiko ein, dass die zu zahlende Pauschale geringer ausfällt als die tatsächlichen Betriebskosten. Für den Mieter entsteht dadurch natürlich ein Vorteil, wenn weniger für die Nebenkosten zu zahlen ist, als eigentlich nötig.

Eine Anhebung der Nebenkostenpauschale ist nicht ohne weiteres möglich. Der Vermieter darf nicht einfach die Pauschale anheben. Eine Erhöhung der Nebenkostenpauschale ist nur möglich, wenn die Betriebskosten steigen. Dazu müssen nach § 560 BGB folgende Punkte Voraussetzung sein:

• die Pauschale ist schriftlich im Mietvertrag vereinbart
• der Vermieter hat sich eine mögliche Erhöhung vorbehalten
• die Gründe zur Erhöhung müssen schriftlich dargelegt und nachvollziehbar sein

Vor allem der dritte Punkt ist ausschlaggebend. Der Vermieter muss den Mietern eine nachvollziehbare und verständliche Übersicht der Nebenkosten vorlegen. Zudem muss die notwendige Erhöhung daraus klar ersichtlich vorgehen.

Wichtig: Heiz- und Warmwasserkosten dürfen nicht durch eine Nebenkostenpauschale abgedeckt werden. Diese müssen abhängig vom Verbrauch abgerechnet werden!

Vorauszahlung von Betriebskosten und Abrechnung der Nebenkosten

Wird im Mietvertrag die Abrechnung der Nebenkosten durch eine Vorauszahlung vereinbart, ist der Vermieter verpflichtet, nach Ablauf des Abrechnungszeitraums eine Aufstellung über die tatsächlichen Kosten zu geben. Dies erfolgt in Form einer Nebenkostenabrechnung. Wenn die Kosten auf der Nebenkostenabrechnung höher sind als die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen, muss der Mieter nachzahlen. Zudem kann der Vermieter darauf die Zahlungen für den nächsten Abrechnungszeitraum gemäß § 560 BGB anheben.

Wichtig: Es gibt keine Grenze zur Erhöhung von Nebenkosten! Aber wenn eine Steigerung von mehr als 10 % eintrifft, muss der Vermieter die Erhöhung entsprechend begründen und mit Rechnungen beweisen.

Liegen die Nebenkosten jedoch unter den Vorauszahlungen, erhält der Mieter eine Rückzahlung in Form eines Guthabens. Daraufhin steht dem Mieter das Recht zu, schriftlich eine Herabsetzung der Vorauszahlung für den nächsten Abrechnungszeitraum zu verlangen.

Die häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Durchschnittlich enthält jede zweite Nebenkostenabrechnung Fehler. Dabei handelt es sich seltener um absichtlichen Betrug sondern oft um Rechen- oder Formfehler. Viele Meter scheuen sich davor, die falsche Nebenkostenabrechnung zu reklamieren. Die häufigsten Fehler haben wir aufgelistet.

1. Verspätete Betriebskostenabrechnung

Nach $ 566 Abs. 3 BGB ist der Vermieter verpflichtet bis spätestens nach Ablauf des 12. Monats des Abrechnungszeitraumes dem Mieter die Nebenkostenabrechnung zugehen zu lassen. Dabei ist der Zugang beim Mieter entscheidend. Außerdem wird bei einem Einwurf beim Mieter die Öffnung des Briefkasten am selben Tag vorausgesetzt und dies vor 19 Uhr. Kommt die Nebenkostenabrechnung verspätet an, darf der Vermieter keine Forderungen mehr stellen. Sollte ein Guthaben vorhanden sein, muss er es aber dem Mieter auszahlen.

2. Abweichung vom Mietvertrag

Dies ist einer der häufigsten Punkte für eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung, denn hier ist geregelt, welche Betriebskosten der Mieter zahlen muss und auf welchem Weg. Außerdem ist im Vertrag geregelt, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können. Welche Kosten das sind, ist in der Betriebskostenverordnung festgelegt. Ebenso ist der Verteilerschüssel im Mietvertrag festgelegt, mit dem der Vermieter die Betriebskosten auf die Mieter verteilt. Ist ein Umlageschlüssel festgelegt, erfolgt die Abrechnung der Nebenkosten auf die Wohnfläche.

3. Falsche Umlage der Heizkosten

Anders als bei der Umlage der Betriebskosten, bei denen der Vermieter recht frei wählen kann, ist die Abrechnung der Heizkosten an ein Gesetz gebunden. Mindestens 50 % der Heizkosten müssen nach Verbrauch umgelegt werden. Der Vermieter muss dafür sorgen, dass die Wohnung mit den geeigneten Messgeräten ausgestattet ist. Denn nur dann ist eine verbrauchsorientierte Abrechnung gewährleistet. Vom Verbrauch unabhängige Inklusivmieten sowie eine Heizkostenpauschale ist nicht erlaubt. Rechnet der Vermieter dennoch danach ab, kann der Mieter die Heizkosten um mindestens 15% mindern.

4. Unvollständige Betriebskostenabrechnung

Der Mieter ist verpflichtet, die Abrechnung zu prüfen und Fehler in den Nebenkosten dem Vermieter zu melden. Folgende Informationen müssen in der Abrechnung enthalten sein:

• Abrechnungszeitraum
• Übersicht der einzelnen Kostenpositionen
• Verteilerschlüssel der Betriebskosten
• Betriebskostenanteil des Mieters
• Summe der erfolgten Vorauszahlungen durch den Mieter

Ist es durch fehlende Angaben dem Mieter nicht möglich, die Abrechnung zu prüfen, ist die Abrechnung fehlerhaft. Im Falle einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung sollte der Mieter mit einem Rechtsanwalt das weitere Vorgehen besprechen. Sollte die Betriebskostenabrechnung formell korrekt aussehen, aber ungewöhnlich hohe Positionen enthalten, kann der Mieter eine Belegeinsicht fordern. Der Vermieter muss alle Belege wie Lieferscheine, Rechnungen und Verträge, die in die Abrechnung mit einfließen, offen legen. Diese können auf Gültigkeit hin geprüft werden. So kann geprüft werden, ob alle aufgelisteten Kosten auch tatsächlich entstanden sind.

5. Abrechnung nicht umlagefähiger Betriebskosten

Der Vermieter darf nicht alle Nebenkosten auf den Mieter umlegen. Entscheidend ist, was im Mietvertrag vereinbart ist. Aber auch hier können einzelne Positionen unwirksam sein. Selbst durch eine Vereinbarung im Mietvertrag lassen sich nicht umlagefähige Nebenkosten nicht zu umlagefähigen Kosten umwandeln. So eine Klausel ist automatisch unwirksam. So dürfen Instandhaltungsmaßnahmen sowie Verwaltungstätigkeiten nicht auf die Mieter abgewälzt werden.

Nebenkosten vergleichen kann sich lohnen

Eventuell zahlen auch Sie zu viel für Ihre Nebenkosten? Falls Sie vorhaben, wegen zu hoher Miete oder Nebenkosten umzuziehen, lohnt es sich, ausgiebig Wohnungsanzeigen miteinander zu vergleichen. Auch innerhalb einer Stadt können die Preise trotz Mietpreisbremse stark variieren.

Das gleiche gilt auch für Umzugsunternehmen. Wir empfehlen daher unbedingt, verschiedene Angebote von Umzugsfirmen ausgiebig miteinander zu vergleichen. Wir von Movinga helfen Ihnen gerne dabei und finden die beste Umzugsfirma für Ihre Ansprüche aus unserem Partnernetzwerk. Außerdem erhalten Sie von unseren Umzugsratgebern wichtige Ratschläge über umzugsrelevante Themen, zum Beispiel wie Sie Umzugskosten sparen können.

Unsere Checkliste zum Prüfen der Nebenkostenabrechnung

• Fristen werden nicht eingehalten:
  der Vermieter hat eine Abrechnungsfrist von 12 Monaten
• Der Abrechnungszeitraum ist falsch:
  bei Mieterwechsel im laufenden Jahr muss die Abrechnung anteilig erfolgen und nicht für die gesamten 12 Monate
• Zahlungspflicht und Nebenkostenarten sind nicht im Mietvertrag vereinbart:
  der Mietvertrag muss eine Vereinbarung über Betriebskosten enthalten und die zu zahlenden Nebenkostenarten müssen aufgelistet sein
• Reparaturen werden auf die Abrechnung umgelegt:
  die Instandhaltung ist grundsätzlich Sache des Vermieters und darf nicht auf den Mieter umgelegt werden
• Verwaltungskosten werden auf die Abrechnung umgelegt:
  hier gilt das Gleiche wie bei Instandhaltungskosten
• Leer stehende Wohnungen wurden nicht abgezogen:
  die laufenden Kosten von leerstehenden Wohnung muss der Vermieter tragen
• Kosten, die keine Nebenkosten sind, wurden umgelegt:
  zum Beispiel Instandhaltungskosten, Kontogebühren, Modernisierungskosten
• Gewerberäume werden nicht abgezogen:
  gewerblich genutzte Mietfläche müssen über eine separate Nebenkostenabrechnung verrechnet werden
• Der Verteilerschlüssel wurde falsch angewendet oder berechnet:
  ist zum Beispiel im Mietvertrag ein Verteilerschlüssel nach Verbrauch vereinbart, darf der Vermieter die Nebenkosten nicht nach Personenzahl umlegen

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Häufig gestellte Fragen:

Wie ist die Frist für Nebenkostenabrechnungen geregelt?

Die Abrechnungsfrist für Betriebskosten in einem Mietverhältnis ist gesetzlich geregelt. Laut § 556 Abs. 3 Satz 2 des BGB müssen Vermieter eine Frist von 12 Monaten nach dem Abrechnungszeitraum einhalten. So muss dem Mieter beispielsweise die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2020 also spätestens am 31.Dezember 2021 vorliegen.

Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

Betriebskosten wie Hausverwaltung, Instandhaltung, Instandsetzung, Rücklagen, sowie weitere Kosten die bei der Bewirtschaftung einer Immobilie entstehen, können nicht auf die vom Mieter zu zahlenden Nebenkosten umgelegt werden.